La coyuntura internacional obliga a las empresas a poner bajo análisis permanente todos sus procesos para poder subsistir en este mundo tan cambiante como el que nos toca afrontar. Tener la capacidad de adaptarse rápidamente a todo cambio que se presente es una necesidad imperante.
Y esos cambios en las organizaciones obviamente repercuten en quienes las integran, sus Recursos Humanos.
Hoy conocemos que estamos pasando por una crisis a nivel mundial que resuena en las organizaciones y hace que las mismas deban adaptarse a nuevas formas de trabajo. Una de las metodologías de trabajo que está teniendo lugar en estos tiempos de dificultades es la polifuncionalidad.
Esta es una de las características que el trabajador de hoy debe poseer, debe estar capacitado para desempeñarse en cualquier labor de la empresa y saber llevar a cabo las tareas que se le requieran, claro esta, siempre que estas sean dentro de su área de conocimientos.
La polifuncionalidad es la disposición del integrante de la compañía a realizar un trabajo que no este específicamente definido dentro de sus responsabilidades.
Y aunque parezca fácil implementar esta forma de trabajo, no lo es. El cambio hacia una cultura de trabajo polifuncional es todo un complejo proceso, requiere un cambio en la mentalidad de las personas, en la forma de trabajo, no implica simplemente desde la cúpula de la empresa cambiar las directrices de la metodología de trabajo y esperar que toda la organización sepa qué hay que hacer y esté dispuesto a hacerlo.
Las empresas que deseen emplear la polifuncionalidad en su estructura deben tener en claro algunos conceptos, a saber:
- La polifuncionalidad podrá aplicarse, siempre que la misma esté dentro del área de conocimientos y/o competencias de sus Recursos Humanos.
- Informar claramente los resultados esperados y avances a los involucrados. La comunicación es clave en el éxito del proceso, ya que es una herramienta concreta para lograr adhesión y colaboración por parte de los empleados.
- Reconocimiento material y emocional a todos aquellos que participan, colaboran y forman parte fundamental del cambio.
Implica esta forma de labor que la organización estimule, mediante la capacitación y educación de sus integrantes, el clima para que participen de modo proactivo en la consecución de los objetivos globales, proveyendo además herramientas y sistemas de trabajo adecuados.
También requiere que la empresa estimule un clima donde cada individuo deba dar lo mejor de sí mismo para su propio bien y el de los demás. Donde los hábitos de enseñanza y la solidaridad entre los integrantes de la empresa sean moneda corriente.
Debemos mencionar dos formas de polifuncionalidad, la inmediata y la programada. La inmediata se presenta cuando un jefe tiene la necesidad urgente de reemplazar a un empleado en determinada tarea, por ejemplo para cubrir algún tipo de licencia. En este caso se aplicaría la polifuncionalidad a través de algún instructivo breve que ayude al nuevo personal a que cumpla las nuevas funciones requeridas. La polifuncionalidad programada, en cambio, implica la aplicación de un plan detallado, el cual antes de su implementación debe ser aprobado por la compañía, especificando metodologías a utilizar, objetivos buscados, tiempos para cada etapa del proceso, etc.
Se suele utilizar un ejemplo muy eficaz que representa de manera muy simple la polifuncionalidad: Un equipo de fútbol. Donde en el pasado cada uno de los jugadores se limitaba a las funciones que tenía asignadas por el puesto que ocupaban en la cancha, un delantero difícil que consumiera energías marcando o intentando recuperar una pelota en disputa; un defensor en contadas ocasiones se encontraba en posiciones ofensivas o de ataque ya que las mencionadas en cada caso, no eran sus funciones.
Hoy en día cada jugador tiene un puesto asignado pero de acuerdo a como se presente el juego puede cambiar de función y ayudar donde el equipo lo necesite.
Esta es una situación similar a la que se presenta en las empresas. Durante muchos años, en las organizaciones se priorizó el concepto de la especialización. Así un empleado podía en un momento dado tener mucho trabajo sin que otro lo ayudara con el exceso y, en otro momento, no tener nada que hacer, aunque sus compañeros de trabajo estuviesen en la situación inversa.
El resultado de esta metodología de trabajo es muchas veces ineficiencia en el desempeño global de los departamentos y por lo tanto, de las empresas.
Pero el contexto es cambiante y ahí es donde en las organizaciones comienzan a surgir nuevas necesidades, nuevas demandas, nuevas situaciones. Cambiando la diferenciación de las tareas por la integración de las actividades, y la competencia individual por la competencia colectiva.
Donde el objetivo de la empresa es conseguir los resultados deseados a tiempo con un mínimo de costo necesario y orientado hacia las necesidades o exigencias de los clientes tanto internos como externos. Aquí es donde pasa a ser importante que un empleado alcance un nivel máximo de productividad, y nace el concepto de trabajar en equipo para alcanzar una meta misma que involucra mayor productividad individual y colectiva.
En el contexto en el que hoy vivimos es de suma importancia un empleado multifacético o polifuncional: empleados “generalistas”. Donde cada persona conoce los límites de su función, pero también conoce las funciones de los otros y ayuda cuando es necesario. Esta es la principal ventaja de la polifuncionalidad: la “polivalencia”. Que hace que la gente no se encasille y el trabajo de los mismos se enriquezca con tareas que verdaderamente agreguen valor.
Esa es la tendencia en estos tiempos de aprietos para las organizaciones. Donde sus Recursos Humanos son la única esperanza real que tienen las empresas para mejorar, cambiar, transformar y / o combinar los procesos y así subsistir a tiempos de cambios bruscos.
Elaboración y Redacción: KOIWE Recursos Humanos
